EXPERIENCIAS
1. REFORMA DE LA ADMINISTRACION 2. MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION
3. ASPECTOS DE LA MODERNIZACION
4. PAPEL DE LA FORMACION EN LA MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION
5. LA ESCUELA NAVARRA DE ADMINISTRACION PUBLICA
6. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PLANES DE FORMACION
7. AREAS EN LAS QUE HA INCIDIDO LA FORMACION
8. PROGRAMA DE FORMACION PRACTICA EN PSICOLOGIA DEL TRABAJO Y DE LAS ORGANIZACIONES
A lo largo de la historia de la Administración Pública, la "reforma administrativa" se presenta como una constante deseada, siempre pretendida y nunca realizada.
El reconocimiento de los sucesivos fracasos reformistas ha conducido a un alto nivel de desesperanza. Prats señala que "la reforma administrativa es uno de los tópicos que más escepticismo genera en nuestros días".
Una de las características comunes que se encuentra en todas las reformas administrativas es que van asociadas a reformas políticas. Cualquier reforma política intenta llevar a cabo su "reforma administrativa", teniendo como función instrumental dotar a la Administración, de mayor eficacia.
La Administración es un organismo que tiene unas peculiaridades propias, una cultura y una estructura determinada, que se ha ido configurando a lo largo de los años, Esta Organización que es la Administración se ha ido estructurando en un contexto y proceso interno al margen de la realidad social.
La Administración fundamentalmente se estructura por normas legales que intentan cubrir dos aspectos básicos:
- La regulación burocrática de las actuaciones de los administradores para no cometer errores en la aplicación de las normas.
- La configuración de esa organización teniendo como centro y fin al propio funcionario.
Esta Administración que nace como garante de las normas, ha ido evolucionando de tal manera que hoy nos encontramos con que tanto en la Administración Central como en las Comunidades Autónomas, la Administración es la primera empresa de Servicios, no sólo como Impulsora y garante de los servicios que prestan otras empresas, sino como gestora de los servicios propios.
Modernizar no es llevar a cabo un cambio en un momento determinado, conseguir un resultado de una vez y para siempre, sino que consiste en un proceso continuado y constante importando fundamentalmente el ritmo con que se lleva a cabo ese proceso.
La modernización es adaptación al cambio. Esta es una de las claves de la teoría organizacional.
La evolución de la sociedad se hace cada vez más rápida. Los avances técnicos y su aplicación, así como los medios de comunicación hacen que estemos sujetos a una serie de influencias y cambios que pocas veces somos capaces de asimilar,
Cuando la sociedad evoluciona, una organización inmóvil empieza a separarse del sistema al que pertenece y llega un momento en que se convierte en un cuerpo extraño y disfuncional y no puede cumplir sus fines.
La eficacia de cualquier organización se mide por su capacidad de adaptación al entorno.
En las organizaciones privadas se constata cómo las empresas que no son capaces de adaptarse desaparecen. Este es un hecho diario,
En la Administración Pública esta situación no se da en la misma medida, al menos hasta ahora. Las Administraciones Públicas que no se adaptan al entorno dejan de ser eficaces, constituyen una rémora social, pero no desaparecen. Sin embargo, la evolución social y la participación cada vez mayor en el entorno social hace que las Administraciones no puedan seguir aisladas aunque los recursos que tienen para permanecer son claramente superiores a las organizaciones privadas.
Por tanto, la modernización de la Administración debe consistir en un proceso constante y gradual que incida en tres áreas básicas de la Organización:
La actual estructura organizativa es centralizada, piramidal. Se basa fundamentalmente en un modelo excesivamente rígido y poco funcional. Se diluyen las responsabilidades. No hay implicaciones personales en las decisiones. Estas se toman en la cúspide de la pirámide. No hay lugar a la participación, a la iniciativa ni a la flexibilidad.
Esta estructura crea una cultura en el funcionado de mero ejecutor de las órdenes recibidas.
Es necesario pasar a estructuras descentralizadas, modulares, Estos módulos serían organizaciones más simples, más reducidas y con objetivos claros y definidos que contasen con los medios necesarios para realizar las funciones que tengan asignadas. Deberán tener autonomía de gestión y deberán responsabilizarse de los resultados.
En cuanto a los procedimientos de actuación, el modelo de gestión administrativa podría ser válido en épocas en que la Administración apenas realizaba otras funciones que las de control. Es un procedimiento fundamentalmente burocrático encaminado a controlar y salvaguardar las actuaciones de los empleados públicos.
Hoy día la Administración gestiona una serie de servicios que en nada difiere de las empresas privadas (gestión de recursos sanitarios, educativos, etc.) y como tal empresa debe utilizar los procedimientos más modernos y técnicos de gestión.
En cuanto a los recursos humanos, éste es uno de los graves problemas de la Administración. Sobre todo por la desconexión que existe entre éstos y la propia organización.
La psicología del empleado público tiene una sede de connotaciones que serían dignas de un estudio en profundidad. El empleado público ¿es una persona con poco nivel de aspiraciones?, ¿es poco agresivo?, ¿es acomodaticio?, ¿es persona poco flexible?, ¿es extremadamente tradicional?, ¿Inseguro?. Es difícil dar contestación a estos interrogantes sin caer en estereotipos o simplificación.
Si se da una respuesta afirmativa a tales interrogantes, se deberá fundamentalmente a la estructura de la propia Administración y a esa «cultura» que va configurando las características de sus empleados.
En la década pasada, en que las posibilidades de ingreso en la empresa privada eran realmente difíciles, se ha visto cómo en la Administración ha ingresado un personal inquieto, creativo, flexible, abierto, etc., que posteriormente se ha ido amoldando a la "cultura" clásica de la Administración o la han abandonado.
La falta de motivación es quizá uno de los problemas mayores con que cuenta la Administración por parte de sus empleados.
Como dice el Profesor Nieto: "modernizar la Administración implica abandonar los privilegios de la misma y romper su aislamiento social, renunciar a la simplicista creencia de que la Administración conforma a la sociedad con iniciativas unilaterales... La Administración ya no está en condiciones de resistirse a las influencias y a la penetración de los impulsos sociales".
Para llevar a cabo una modernización de la Administración, ésta deberá, al menos incidir en los siguientes aspectos.
3.1. Modernización política: deberá delimitarse el campo de lo meramente gerencial del político. Si bien es lógico el principio de subordinación de la Administración a la política, deberá evitarse la manipulación política del funcionariado.
3.2. Modernización tecnológica: es quizá en este aspecto donde se ha avanzado últimamente. Las Administraciones Públicas han invertido grandes recursos en sus estructuras tecnológicas aunque existen todavía graves problemas, s re todo en relación a la utilización de las tecnologías implantadas.
3.3 Modernización de imagen: en estos momentos, las Administraciones Públicas están dispuestas a competir con las empresas privadas. El cambio de imagen era totalmente necesario.
3.4. Modernización estructural es este aspecto uno dé los más difíciles de modernizar. La "cultura burocrática" y los exagerados escrúpulos por garantizar formalmente (que no realmente) los derechos, impiden la agilidad y eficacia necesaria de una Organización dinámica.
3.5. Modernización de la Función Pública: los procedimientos de ingreso, las promociones, la formación, la dinamización, etc., de los empleados públicos es básico puesto que en definitiva, son los elementos esenciales de que la modernización se dé en la Administración.
¿Qué papel puede jugar la formación en todo este proceso de modernización?
Si "para modernizar la Administración es necesario un cambio de "cultura", mayor descentralización y gestión de los órganos administrativos, implicación del empleado público en la propia organización", la FORMACION es el instrumento más eficaz que tenemos para llevar a cabo este proceso de modernización.
Haciendo un análisis de las empresas que mejor funcionan, vemos cómo en todos ellas están dedicando importantes recursos a la formación de sus miembros.
En la Administración hasta hace muy poco tiempo no se consideraba la formación como factor estratégico. Es en estos últimos años cuando está empezando a cambiar el panorama. Empieza a asumirse la idea no ya de que la «formación es buena», sino de que es preciso invertir en formación.
Prueba de este cambio lo podemos ver en los resultados del reciente estudio DELPHI llevado a cabo por el Ministerio de Administraciones Públicas.
El Estudio DELPHI es el análisis de la opinión de varios expertos en un mismo tema.
"La realización de un estudio Delphi en el marco de la Administración Pública española se justifica por la necesidad de contar con la opinión de los gestores públicos a la hora de diseñar cualquier estrategia de reforma que, para tener éxito, exige por su parte un alto grado de consenso y una participación activa".
El número total de Informadores seleccionados fue de 313 gestores de las Direcciones Generales de Servicios de los Departamentos ministeriales y de las Subdirecciones de ellas dependientes, distribuidos de la siguiente forma:
Han cumplimentado el cuestionario 268, es decir, el 85,62% de los seleccionados.
En dicho estudio se señala que la estrategia de futuro más valorada es la "Formación de directivos".
LOS cuadros siguientes reflejan claramente la tendencia actual en la Administración.
Asimismo en un Estudio de diagnóstico de Clima laboral, realizado por el Instituto de Psicología y la Escuela Navarra de Administración Pública, y llevado a cabo en el ámbito de la Comunidad Foral de Navarra, aplicado a la totalidad de los empleados públicos con una participación del 62%, nos encontramos con el siguiente cuatro de motivaciones de los empleados públicos del Gobierno de Navarra.
Por último quiero exponerles la experiencia concreta que en el tema de la formación se ha llevado a cabo en la Comunidad Foral de Navarra.
Navarra tiene una tradición, a diferencia del resto de las Comunidades Autónomas, en Administración Pública debido a sus fueros.
En 1985, el Gobierno de Navarra crea la Escuela de Funcionarios que más adelante pasa a denominarse Escuela Navarra de Administración Pública como un organismo encaminado a la formación y perfeccionamiento de los empleados de las Administraciones Públicas de Navarra.
En los planteamientos iniciales de la Escuela se justificaba la formación como una exigencia ineludible debido fundamentalmente a tres causas:
- Las constantes transformaciones tecnológicas que demandan una preparación adecuada de los que han de intervenir en su aplicación.
- La persona humana está en un proceso de aprendizaje continuo.
- La dinámica social impone que, paralelamente a las transformaciones tecnológicas, se vaya operando un cambio no sólo en las aptitudes de los hombres, sino también en sus actitudes.
Asimismo, se incidía en que un Plan de Formación no podía considerarse como un hecho aislado sino que debería estar incardinado en los objetivos generales y específicos de la propia Organización. Otro factor a tener en cuenta es que la Administración debe estar abierta a los efectos e influencias del entorno y de ahí la importancia que los elementos que componen esa Organización estén abiertos a ese entorno.
Se proponían como objetivos básicos de la formación:
- Incidir lo más posible en que el proceso de cambio de la Administración sea acorde con los elementos que la integran, es decir, pueda ser entendido, asimilado y asumido por los miembros de la Organización.
- Aportar a la Organización, a través de las personas que la componen, el acelerar el proceso de adecuación a las necesidades del entorno social, conocer y adecuar los conocimientos, aptitudes y actitudes de sus miembros y una mejor relación y bienestar personal de cara a un mejor funcionamiento y eficacia de la Administración.
Las funciones básicas a realizar por la Escuela son las siguientes:
6.1. Detección de las necesidades de formación:
Para detectar las necesidades de formación se llevó a cabo un estudio de diagnóstico de la Administración a nivel fundamentalmente de:
- Estructura organizativa,
- Comunicación.
- Percepción de la propia eficacia.
- Motivaciones.
- Intereses.
- Carencias a nivel técnico.
- Etc.
6.2. Análisis de las necesidades:
Una vez analizados los puntos fuertes y débiles de la Administración y teniendo en cuenta los objetivos de las diversas Unidades Administrativas, se han ido confeccionando planes anuales de formación.
En el diseño de las acciones formativas se ha cuidado la elección del personal encargado de impartir dichas acciones formativas así como los métodos pedagógicos utilizados.
Finalmente se han valorado y evaluado las acciones formativas.
Las áreas básicas de Incidencia formativa en estos años han sido:
En el área de Capacitación tecnológica, se ha hecho un gran esfuerzo en el aprendizaje y perfeccionamiento de nuevas técnicas: el tema de la Informática de usuario, la adquisición o perfeccionamiento del euskera, técnicas de evaluación, etc.
En el área de la Capacitación humana, se han llevado a cabo acciones encaminadas fundamentalmente en temas tales como:
- Relaciones humanas: Encaminadas a mejorar el clima de trato interpersonal y la adquisición de habilidades sociales.
- Trabajo en equipo: Entrenamiento y adquisición de técnicas encaminadas a la formación de equipos de trabajo y desarrollar la capacidad de colaboración.
- Atención al usuario: Aprendizaje de técnicas y cambio de actitudes encaminadas al trato con el usuario. En este campo hemos trabajado mucho a nivel intensivo como extensivo, abarcando a muchos empleados públicos.
En el área de Capacitación para la organización y el mando, se han llevado a cabo una serie de acciones encaminadas a la formación de los cuadros directivos en temas como:
Dirección por objetivos, Dirección de reuniones. Estilos de Dirección. Dirección participativa. Etc.
Al disponer el Gobierno de Navarra de dos Servicios como son el Instituto de Psicología Aplicada y la Escuela Navarra de Administración Pública que entre sus funciones tienen las de selección para el Ingreso en la Administración, promoción, formación, asesoramiento en temas de RR.HH., estudios de temas psicosociolaborales, etc., ha creado un Programa de Formación Práctica de Psicólogos.
Dicho Programa cuenta con el apoyo y colaboración del Colegio de Psicólogos y la Universidad Pública de Navarra.
Va destinado a psicólogos recién licenciados y tendrá una duración de dos años.